残業を減らす対策の生み出し方とは?アイデアを出すコツとは?

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今日はいつも見てるドラマがあるから残業せずに早く帰りたい、今日はサッカー日本代表の試合を見たいから早く帰りたい。あなたも、似たようなことを一度は考えたことがあるとのではないでしょうか。でも、そんな時に限って仕事が舞い込んできて残業する羽目になってトホホ…ということもよくありますよね!(笑)

トホホなことにならないためには残業を減らす、無くすしかありません!とは言っても一体何をすればよいでしょうか?とにかく効率化すればいいんでしょ?とあなたは考えるかもしれません。しかし、それでは残業を減らすために大事な考え方が抜け落ちています。今回は残業を減らしたいと思っているあなたに、残業を減らすための「考え方」を伝授しようと思います!

残業を減らす目的について考えよ!

あなたは何故残業時間を減らしたいのですか?テレビを見たい、自分の趣味に没頭する時間が欲しい、自己啓発やスキルアップの時間が欲しいなど、何でもいいので目的を明確にします。目的を明確にすることによって、手段として残業時間を減らさなければと強く思うはずです。もし、残業時間を減らすことが目的になってしまえば、あなたは途中で「残業時間を減らしてどうしたいんだっけ?」と思い、活動をやめてしまうかもしれません。どんな小さな目的でも良いのです。必ず目的を持って取り組みましょう!

仕事時間の現状を把握せよ!

残業時間を減らすために、いきなり明日から仕事の速度をあげよう!とか、スケジュール管理をしっかりしよう!とか考えてはダメです。その対策は本当に残業時間を減らすのに役立っていますか?あなたは残業してしまう真の理由を把握できていますか?

問題の真因に対策を打たなければ、その問題は解決できません。まずは、残業をしてしまう理由を把握しましょう。あの有名なトヨタの「カイゼン」は徹底した現状把握を元に積み上げられてきました。あなたも、まずは現状把握を行いましょう!

残業時間を減らせ!

現状把握を行ったあなたは、いくつか気付いたことがあると思います。今回は、残業時間を減らすために、大きく分けて2つの対策について考えて行きたいと思います。

要素作業をカイゼンせよ!

あなたは、自分で完結できる仕事に時間がかかってる、という事に気づいたとします。例えば、資料作成に時間がかかる、データ分析に時間がかかる、メールを書くのに時間がかかるなど。このタイプの問題に対する対策は、徹底的に効率化を考えて実践することです。そして、作業を効率化する為には必要なのは、その作業をいくつかの要素に分解して、どの要素にどれくらいの時間がかかっているかを知ることです。

ここではメールを書く作業について考えてみます。メールを書く、という作業はどのような要素に分解できるでしょうか?例えば、

  • 宛先の選択
  • 書く内容の検討
  • 書く作業
  • 最終文面確認
このように分解します。この中で、一番時間がかかっているのが書く作業だったとします。書く作業時間を減らしたい!と考えれば対策はいくつかでてきます。例えば、
  1. 簡潔にまとめるスキルの向上
  2. テンプレートによる半自動化
  3. タイピング速度の向上
このように作業を要素に分解して、その要素をどれだけ短時間で出来るか考えることが重要です。さらに良いことに、この考え方は他の問題に対しても応用が効きます。

必要のないことはやるな!

会議が多すぎる、顧客との打ち合わせが多いといった悩みを持っているあなたへのアドバイスです!例えば会議が多すぎて仕事の時間が思うように捻出できずに残業してしまうケールがありますよね。このようなタイプの問題に対する特効薬は、「その仕事は本当にあなたがやるべきですか?」という問いを常に考えることです。もし、他の人に頼めたり、会議に出席する必要がなければ、その分あなたは時間を効率よく使えるようになります。そうです、あなたがやる必要のないことは、他の人に任せるのが一番なのです。任せるのも仕事、この言葉を常に意識しましょう!

Wrap up! by パッショノン

以上、残業を減らす考え方について見てきました。残業を減らす3つのポイントはこれだ!

  • 目的を明確にする
  • 現状把握をする
  • 問題を見つけ、問題に対策を打つ
この3点です。後は実践あるのみです!残業を減らして、自分の好きなことをする時間を手に入れましょう!

仕事の生産性を向上する方法総まとめ!デキる人になろう!

2017.03.15
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