会議の準備で押さえるべきポイントは?効率よく進めるコツはこれだ!

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ビジネスパーソンであれば「会議」の効率的な進め方を是非知りたいと思っているのではないでしょうか?関係者全員参加の元で意思決定することが多い日本のビジネス事情を考えると、会議の進め方がそのまま仕事の速度や成果に繋がります。

今回は、その会議を効率的に進めるための「準備」にフォーカスしたいと思います。段取り8割という言葉があるように、会議も一番大事なのは「準備」です。準備を制すものが会議を制します!

なぜ会議はうまくいかないのか?

会議の準備について考える前に、まずは何故会議がうまく行かないのかについて知る必要があります。我々ビジネスパーソンであれば、「会議」について多くの人がその重要性を認識しているところでしょう。しかしながら、誰もが「うまく進まない」「ムダが多い」「意味が無い」ということを少なくても一度は考えたことがあると思います。その原因、つまり会議がうまく進まないのは何故なのでしょうか?

それは、会議の目的や進め方が共有されていないからです。目的がわからないと、「結局、今日の会議で何を決めるんだっけ?」と参加者は思います。また、進め方が無いので、タイムマネジメントが出来ず結果として時間内に会議が終わりません。このような問題が起きてしまう原因は、「アジェンダ(議題)が無い」からです。

一方、アジェンダがあっても上手くいかない会議は存在するものです。そのようなケースは、アジェンダの質に問題があります。「〇〇について議論する」という会議での作業内容を並べただけのアジェンダでは、会議の目的を達成することは難しいのです。

あなたも会議の達人になれる!アジェンダ作成方法を伝授

会議を効率的に進めるためには、アジェンダ(議題)が無い、アジェンダの質が悪い、この2つの問題にメスを入れ必要があります。目的の共有・スムースな進行を実現するにあたり、アジェンダは必須となります。会議のプロセスを明確にすることによって、参加者が何を今日の会議で決めるべきか、議論すべきかが明確になるからです。

会議の準備で最も押さえるべきはこの「アジェンダの作成」です!しかし、「アジェンダを作成しましょう!」と言われてもどう進めて良いかわからない人も多いのではないでしょうか。また、作業内容を並べただけではうまく会議を進められません。そのようなアジェンダには決定的に抜け落ちているポイントがあります!

それでは具体的に質の高いアジェンダを作成する方法を見ていきましょう。アジェンダを作成する上で抑えるべき点は以下の3つです。

  • 目的(why)
  • 会議のゴールとアウトプット(what)
  • アウトプットに向けた会議の手順(how)
5W1Hの中のWhy・What・Howのフレームワークで考えることがポイントです。
ここからは具体的に夏休み、友人3人で旅行に行きたいという話になり、会議をするというケースを想定してみましょう。

会議の目的の決定

今回の旅行で行く場所を決めます、つまり「意思決定」が会議の目的です。

会議のゴールとアウトプットの決定

アウトプットは「場所」になります。

アウトプットに向けた会議の手順の決定

やっとアジェンダを考えるステップに来ましたが、これまで何度も言ってきたように、ここで漠然と「旅行に行く場所の検討」といったアジェンダを設定してしまうと議論がうまく進められません!その理由は、「論点」がないからです。

今回のケースで「場所」を決める上での「論点」とは何でしょうか?逆に考えると、何について議論すれば場所を決める事ができますか?例えば、「移動距離」「食事」「アミューズメント」「観光スポット」などが意思決定のファクターになると思います。

このように「論点」を考えることが質の高いアジェンダを作成する上での非常に重要ですので、常に意識しましょう!

論点を踏まえたアジェンダは次の3点

  • 旅行場所を決めるファクターの決定
  • 旅行先候補のピックアップ
  • 優先順位の判断と場所の決定
このように、アジェンダを作成する時は5W1HのWhy・What・Howのフレームワークを活用し、目的達成に向けて適切な論点を設定することが重要になります。

Wrap up! by パッショノン

今日あなたに持ち帰ってもらいたい、会議を効率的に進めるコツは、次の3つです!

  • 会議では必ずアジェンダを作成する
  • アジェンダはWhy・What・Howのフレームワークで考える
  • 論点まで落とし込んだアジェンダを作成する
アジェンダ作成、特に論点の設定について最初はうまく行かないこともあるでしょう。しかし、目的とフレームワークを意識しながら取り組むことによって、アジェンダ作成のスキルは劇的に向上していきます。実践を積み重ね、会議でデキる、一目置かれる存在を目指しましょう!

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2017.03.15
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