メールでコミュニケーションが難しい?仕事を円滑に進めるコツを伝授

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たかがメールされどメール。今日はそんな言葉がピッタリなメールについて、デキる人が実践してる方法をあなたに持ち帰ってもらいたいと思います!まず認識してもらいたいことはビジネスメールにおいて明確なルールが存在しないということです。新人はどのようにしてメールの書き方を学ぶのかというと、

  1. 先輩方から届くメールを参考とした自学習
  2. 先輩方の指導
上記2点で、なんとなく書き方を覚えていくというのが一般的ではないでしょうか。しかしながら、これまであなたにメールの書き方を教えてくれた人の中で、明確に「ルール」(例えば赤信号は止まれ)について言及された方はいなかったのではないでしょうか。

今回はメールの書き方について、「ルール」ではなく、デキる人が実践している「デファクトスタンダード」について見ていこう思います。(デファクトスタンダードとは事実上の標準を指す言葉、具体例としてはキーボードの配置などがあげられます)

デキる人はメールの「タイトル」にこだわる

メールを受信した時に最初に目にするのか「タイトル」です。デキる人はタイトルの付け方が違います。まずは具体例でデキる人とそうでない人の違いを見ていきましょう。

例えば、同僚に対して会議の日程調整を依頼するとしましょう。このようなケースにおいて、あなたはどのようなメールタイトルをつけますか?

〇〇会議の日程調整の件

このようなタイトルでしょうか。

【日程調整】〇〇会議スケジュールの調整依頼

デキる人はこのようにタイトルに書きます。

ポイントは、タイトルの1番最初に【 】で相手に何をしてほしいか、どのように行動してほしいかを書くことです。こうすることで、メールを受信した人はメールの内容を見なくても自分が何をすればいいか一目瞭然になります。

デキる人のメールは相手を簡単に動かす!

本文はいかに簡潔に、わかりやすく書けるかが勝負です!さらに、ひと工夫加えることであなたはデキる人に早変わりします。その構成を見ていきましょう。

  1. 宛名
  2. 導入部
  3. 感謝の言葉
  4. 結論
  5. 詳細
  6. 結び
以上が、デキる人のメール構成です。ポイントは、③感謝の言葉、④結論⑤詳細の部分です。

感謝の言葉

感謝の言葉を先に述べる事は、メールをする上で大きな効果を生みます。ありがとう、と言われて「嫌だな」と思う人はいないはずです。メールを受け取った相手も、何も無いよりは気持ちがリラックスするはずです。リラックスした状態であなたのお願い事項を伝えるのです!そうすることによって相手に納得して動いてもらえる確率が上がります。円滑なコミュニケーションと効率的に物事を進める為にも「感謝の言葉」を最初に持ってきましょう。

結論・詳細

メールを送る相手は、毎日毎日膨大な量のメールを読んでいます。ですので、長々とした説明を続けて最後に結論を持ってくるやり方は好ましくありません。特に役職が高い方に対してはなおさらです。結論1st、それで相手がアクションできる粒度で書きましょう!詳細は補足として必要があれば位に留めておきます。

デキる人は相手への配慮を欠かさない!

以上、メールの書き方については理解してもらえたかと思います。最後に1番重要な事は、常に相手のコトを考える、相手に対する配慮を欠かさないことです。メールはコミュニケーションの手段として「簡単」なのでついつい気軽に送ってしまいがちです。しかし、相手はメールを受け取ったあと、あなたへの返信というアクションが必要になります。何度も何度もメールをやり取りするのはお互い疲れますし、何より相手に迷惑をかけてしまいます。何事も1Stopで、自分→相手→自分で終わるように、構成を考えましょう。

Wrap up! by パッショノン

今回学んだメールの書き方のポイントは次の3つです!

  • タイトルの先頭に【 】で相手に期待するアクションを書く
  • 感謝の言葉を必ず最初に入れる
  • 常に相手への配慮を欠かさない
たかがメールされどメール、そんなメールの作法をあなたは習得しました!周りに一歩も二歩も差をつける為にも実践していきましょう!

仕事の生産性を向上する方法総まとめ!デキる人になろう!

2017.03.15
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