仕事の断り方を極める!相手の期待に合わせた理由の選択が鍵!

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仕事をどうやって断ればいいのか?どうすれば自分の本来の仕事に集中出来るのか?このような悩みを抱えたまま、仕事を断れずに日々忙しく過ごしている方も多いのではないでしょうか。そんなあなたの為に、今回は仕事の断り方を簡単な手順に沿ってお伝えしたいと思います。この方法を使えば、あなたは仕事を断ることが出来る上に、相手に仕事がデキる人だと思わせることも可能です!

そもそもなぜ仕事を断れないのか?

我々は何故、仕事を断らずに引き受けてしまうのでしょうか?まずは、仕事を引き受けてしまう心理的な側面に光を当てたいと思います。

承認欲求が邪魔をする

我々は誰しもが「承認欲求」を持っています。自覚的であれ無自覚的であれ、その承認欲求が、仕事を断ることを退けてしまいます。頼まれることを、頼られてると勝手に思い込み、認めてもらっていると勘違いします。そして、仕事を断ることが、頼まれていない状態、つまり認められていない状態を生み出すのではないかという恐怖を抱かせます。その恐怖心から、仕事を断ることが良くないことだと考えてしまうために、仕事を断れなくなってしまいます。

出来ないレッテルを貼られたくない

仕事を断ることイコール仕事が出来ないと告白することだと考えていませんか?出来ないレッテルを貼られたくないがために仕事を引き受けてしまうことがあるのではないでしょうか。

また、仕事を断ることが、直接的に自分が使えない人間であるということにはならないにしても、できない事は駄目なことだと我々は考えてしまいます。そして、駄目な自分になりたくない、劣等感をいだきたくないという恐怖から、仕事を断れなくなってしまうのです。

本質的な仕事の断り方

以上、仕事を断ることがなぜできないかについて考えてきました。仕事を断ることができないのは心理的側面が大きいようです。どうやら我々には、心理的に仕事を断れないことを理解した上で、上手に仕事を断る実用的な方法が必要なようです。ここからは、心理的な恐怖感を克服して、かつスムースに仕事を断る本質的な方法と考え方についてお伝えしたいと思います!

①相手の期待を正確に把握すべし!

仕事をするにあたり、どのレベルのアウトプットが必要か、いつまでに終わらせなければならないか等、必ず目標や期待があります。さて、あなたに仕事をお願いする相手は具体的に何を期待しているのでしょうか?我々は、この「相手の期待」をまずは正確に把握する必要があります。

相手の期待を把握する為に、今回は簡単なフレームワークのQCDで考えてみましょう。(QCDとは、もともと製造業の生産管理から生まれた言葉で、現在ではビジネスで重要な要素を挙げた標語の一つです。【Quality(品質)】、【Cost(費用)】、【Delivery(納期)】の頭文字を繋いで「QCD」といいます。)

結論から言うと相手の期待はQCDのQとDです。仕事の品質(Quality)と納期(Delivery)が無ければ仕事はできません!納期の無い仕事はやらなくて良い仕事ですし、品質の基準が無い仕事もやらなくて良いと思います。相手のお願いは必ずQとDに分解できるはずです。(Cを考慮する人はほとんどいないと思うのでここでは除外します )

②断りの言葉を相手に伝える

次に、相手の期待に応えられないと素直に伝えます。その時に、QとDを満たせないことが理由になるのです!例えば、Qを満たせないというケースでは、「その知識をもっていないから」とか「わからないから」といった理由が考えられます。Dの時は、「いま忙しくて時間が取れなく、納期を守れないから」といった理由が考えられます。このように考えれば、断る時の理由はすぐに出てきます。何もないところから、よくわからない情報を元に回答するという博打をしないで良いのです!断る際の表現にも注意が必要ですが、基本的には前向きな姿勢を匂わせつつ出来ないことを伝えることが大事です。タラレバ上等です!

③相手の期待を満たしてあげる

しかし、このままでは断ることは出来ても、心理的に嫌な感じがします。デキる人だと思われたい、駄目な奴だと思われたくないという気持ちは残ったままです。そこで、この気持ちを解消することが可能な唯一の方法が、相手の期待を満たすために一緒に考えて一緒に行動することです。例えば、Qが理由で断ったのであれば、

  • 別の人を紹介します
  • 私はこの部分ならわかるので、わからない部分を別の人にお願いしましょう
  • 出来ない範囲は、頼まれた相手に引き取ってもらうように交渉する
このような回答をすることで、次の行動に繋げることができます。
Dが理由であれば、
  • 納期をずらしてもらえれば対応できるかもしれない
  • 他の人を巻き込んでみましょう
  • 足りない工数は、頼まれた相手に補ってもらうよう交渉する
こちらも、次の行動に繋げることができます。さらにこの方法の優れているところは、相手の期待を満たすために一緒に考えることで、その仕事が停滞することがなくなるところです。あなたは仕事を断っているにも関わらず、相手から感謝されることになるのです!つまり、あなたは仕事を断ることと、この人はデキる人だと相手に思わせることの、両方を一気に実現することができます!

Wrap up! by パッショノン

以上、仕事の断り方について考えてきました。仕事を断りつつも相手にデキる人だと思わせるには、次の3つの手順を意識しましょう!

  • 相手の期待を正確に把握する、特にQCDの「QとD」に注目する。
  • 「QとD」を満たせないことを、前向きな姿勢を匂わせつつ伝える。
  • 相手の期待に添えないことを伝えた上で、相手の期待を満たすお手伝いをする。
これが、断り方の極意です。これまで断ることが苦手だったあなたも、明日から是非意識して実践してみましょう!

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