議事録の上手な書き方教えます!押さえるべきポイントは3つだけ!

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議事録の上手な書き方をあなたは知っていますか?議事録を書くという仕事が、実は意外と難しいことは世間ではあまり認識されていません。また、会社で特にレクチャーもなく議事録作成を任されて四苦八苦している方もたくさんいるのではないでしょうか。

今回のメイントピックはもちろん議事録を作成する上で押さえるべき3つのポイントですが、議事録に対する理解を深めるためにもまずは世間一般の議事録に対する認識を再確認しましょう。

議事録に対する認識

議事録に対してあなたはどのような認識を持っていますか?真っ先に「面倒」「雑用」「つまらない」といったことを思い浮かべるのではないでしょうか。恐らくほとんどのビジネスパーソンが議事録を作成することを面倒だと考えるのではないでしょうか。

一方、議事録の重要性については意見が分かれるのではないかと思いますが、議事録があまり重要でないと考える方は、そもそも議事録そのものが形骸化したツールだと思われるかもしれません。また、議事録発行がなされる会議そのものの生産性が低いため議事録を発行する意味が無いと考える人もいるでしょう。

このように、本来ビジネスを進める上で重要なツールであるはずの議事録について、ある種の誤解を抱いている方は多いと思います。そこで、次からの具体例でまずは議事録の重要性を再確認したいと思います!

議事録の重要性を再確認!

ある会議で「Aさんが〇〇を実行する」ということで話がまとまりました。司会をしていたBさんは、参加者全員が会議の結果に納得していると感じていたので、議事録を作成しなくても大丈夫と考えました。ちょうど、別件の仕事もあり忙しかったので議事録作成の時間がなかったようです。

後日、BさんはAさんに「〇〇はどうなっているか?」と確認したところ、なんと何もやっていないと言うではありませんか!しかも、Aさんは「そのような決定になったとは思っていない!」と言い出す始末です。BさんはAさんを追求しようとしますが、話は空中戦に・・・Bさんは、議事録を作成しておけば良かったと後悔の念にかられました。

あなたはこのような事例を見聞き、体験したことはありませんか?今回の具体例のように、議事録の作成・発行がされなかったため、会議の結果が「アクション」に繋がらないケースがあるのではないでしょうか。議事録は、仕事を進める上で「意思決定」のよりどころにもなる非常に重要なツールであることを認識しましょう!

上手な議事録の書き方!

それでは本題である上手な議事録作成に向けて押さえるべき3つのポイントをお伝えしていきたいと思います!仕事を効率的に進めるための議事録作成方法を是非習得してください!

会議終了後のアクションを確認

会議を終えるとき必ず、決定事項や会議終了後のアクション、担当者をその場で確認します。この、確認する行為はかなり重要なポイントになります。確認することで参加者の認識にすれ違いが起こらなくなります。言った言わないの空中戦が発生する原因の一つとして、ものごとの認識が合っていないことが挙げられます。参加者の認識の相違を無くし、確実に「行動」に落とし込むためにも、まずはアクションの確認をしましょう!

決定に至る経緯・論点の整理

議事録を作成するにあたり、議論がどのように進んだか、どのような経緯で意思決定を行ったかを簡潔にわかりやすくまとめることが非常に重要です。議事録は「人を動かし、円滑に物事を進める」ためのツールです。人が行動を起こすためには、ある程度の納得感が必要です。腹落ちしていないことはなかなか実行に移されないことを経験から理解している方もいると思います。人を納得させるためには、意思決定に至る経緯や論点をしっかりと整理しなければなりません!しかも、わかりやすくなければそもそも議事録を見ようともしてくれないでしょうし、理解もされないと思います。

必要な情報を漏れなく記載する

議事録には、基本的に書かれなければならない項目があります。その項目に抜け漏れがあると、如何に上手く結論に至る経緯をまとめたり、決定事項を列挙しても意味を成しません。必要な情報が過不足無く網羅されていることこそが、議事録作成にあたって最も重要なポイントなのです。

議事録に書くべき内容は以下の3点です。

  • 日時・場所・参加者などの基本的な情報
  • 決定事項・アクション項目
  • 決定に至る経緯・論点
この3つの要点を網羅する議事録を作成しましょう。

Wrap up! by パッショノン

議事録の上手な書き方のポイントは3つです!

  • 会議での決定事項・アクションを確認する
  • 決定に至る経緯・論点を簡潔にわかりやすく整理する
  • 必要な情報を抜け漏れなく記載する
この3つのポイントを常に意識しながら議事録を作成することにより、あなたの議事録作成スキルはきっと向上するはずです!再確認となりますが、議事録は本来凄いツールなのです。活かすも殺すもあなた次第。あなたも議事録を使いこなし、グイグイ物事を推進できる存在目指して頑張りましょう!

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2017.03.15
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